Cosa succede realmente dopo che un’agenzia italiana decide di collaborare con un DMC in Vietnam?
La prima richiesta è solo l’inizio. Da quel momento, il DMC deve capire che tipo di viaggio vuole proporre l’agenzia, trasformare le richieste in un itinerario concreto, verificare la disponibilità dei servizi e coordinare i diversi fornitori locali.
Per l’agenzia, avere un DMC sul posto significa quindi poter contare su un partner che conosce direttamente la destinazione e che segue il viaggio anche nella sua parte operativa.
Il rapporto non si conclude con la conferma del preventivo. Continua con la preparazione dei servizi, i controlli prima dell’arrivo e l’assistenza durante il soggiorno, quando può essere necessario intervenire rapidamente per gestire una variazione o un imprevisto.
È proprio in queste attività quotidiane che si vede come lavora realmente un DMC in Vietnam.
La collaborazione può iniziare in modo molto semplice: l’agenzia invia una richiesta via email con le prime informazioni sul viaggio. Da qui il DMC inizia a raccogliere gli elementi necessari per capire il progetto e sviluppare una proposta.
Per iniziare a lavorare su un programma sono generalmente necessari il periodo previsto, il numero di partecipanti, la durata del viaggio e la tipologia di viaggio. L’agenzia può inoltre condividere idee iniziali, preferenze o richieste specifiche dei clienti.
Non è necessario che il programma sia già definito nei dettagli. Anche una richiesta ancora in fase iniziale può essere sviluppata insieme al DMC, soprattutto quando l’agenzia ha bisogno di confrontarsi sulle destinazioni, sulle esperienze da inserire o sull’organizzazione del viaggio.
L’agenzia può avere un referente commerciale dedicato, con esperienza nella gestione di richieste B2B per viaggi individuali e gruppi.
Avere una persona di riferimento rende più semplice mantenere la continuità nella comunicazione. Con il tempo, il referente conosce meglio il modo di lavorare dell’agenzia, il tipo di clientela e le sue preferenze, evitando di dover ripartire da zero per ogni nuova richiesta.
Prima di preparare il preventivo, il referente analizza le informazioni ricevute e, quando necessario, si confronta con l’agenzia.
Oltre ai dati pratici del viaggio, possono essere importanti il profilo dei viaggiatori, lo scopo del viaggio, il livello di comfort desiderato, il ritmo del programma, il budget indicativo e le eventuali esigenze particolari.
Se mancano informazioni importanti, il DMC le richiede prima di procedere. Questo permette di evitare che un itinerario venga costruito sulla base di supposizioni che potrebbero poi richiedere numerose modifiche.
Una volta chiarite le esigenze, il DMC trasforma le informazioni ricevute in una proposta concreta.
La scelta delle destinazioni, degli hotel, delle attività e degli spostamenti dipende sia dal profilo dei viaggiatori sia dal tipo di prodotto che l’agenzia vuole proporre.
Per questo, la stessa destinazione può essere organizzata in modi molto diversi. Un viaggio per una coppia interessata alla cultura locale avrà esigenze diverse da un programma per un gruppo che cerca più attività, oppure da un itinerario pensato per clienti che danno maggiore importanza al comfort e ai momenti di relax.
Il DMC mette quindi a disposizione la propria conoscenza della destinazione per costruire un programma che sia interessante per il cliente, ma anche concretamente realizzabile sul posto.
Un DMC non deve necessariamente limitarsi alla prenotazione dei servizi richiesti dall'agenzia. Può contribuire attivamente anche alla costruzione del prodotto turistico, mettendo a disposizione la propria conoscenza della destinazione e dell'offerta locale.
Il supporto può quindi comprendere la progettazione dell'itinerario, la scelta delle destinazioni e degli hotel, l'organizzazione delle attività, la selezione delle guide e dei trasporti, oltre alla ricerca di esperienze locali e alla gestione di servizi speciali.
Questo è particolarmente utile quando l'agenzia conosce bene i propri clienti, ma non dispone della stessa conoscenza diretta della destinazione.
Il DMC può quindi suggerire alternative, spiegare quali soluzioni sono più adatte e aiutare a trasformare un'idea generale in un itinerario concreto.
Il supporto può comprendere anche materiale fotografico autorizzato all'utilizzo da parte del partner, utile per presentare e promuovere il prodotto ai propri clienti.
In questo modo, la collaborazione non riguarda soltanto l'organizzazione di un viaggio già definito, ma può iniziare molto prima, nella fase di sviluppo del prodotto.
Una prima proposta raramente è quella definitiva. Nel lavoro B2B, l’agenzia può dover presentare il programma al proprio cliente, raccogliere nuove richieste e tornare sul preventivo per apportare alcune modifiche.
Per questo, la proposta può essere rivista senza un numero massimo di modifiche e senza costi aggiuntivi per la revisione del preventivo.
Le variazioni possono riguardare praticamente ogni parte del viaggio: dalla categoria o dalla scelta degli hotel alla durata del soggiorno, dal numero dei partecipanti alle attività, fino al livello dei servizi, al budget o alla struttura dell’itinerario.
Non è raro, ad esempio, che dopo aver presentato una prima proposta il cliente chieda un hotel di categoria superiore, aggiunga un’esperienza oppure preferisca ridurre il budget. L’agenzia può quindi tornare dal DMC e valutare insieme quali modifiche apportare al programma.
Il confronto continua fino a quando l’itinerario risponde alle esigenze dell’agenzia e dei suoi clienti ed è allo stesso tempo realizzabile dal punto di vista operativo.
La progettazione di un viaggio B2B è quindi un processo progressivo: la prima proposta serve come base di lavoro e può essere affinata attraverso il confronto tra agenzia e DMC.
Una collaborazione efficace richiede una comunicazione semplice e continuativa, soprattutto quando il viaggio deve essere coordinato tra più servizi e fornitori.
L'email è il principale canale di comunicazione per gestire richieste, preventivi, conferme, aggiornamenti, informazioni operative e documentazione. In questo modo, le informazioni più importanti rimangono tracciabili e facilmente consultabili durante tutte le fasi della collaborazione.
Quando è necessario comunicare rapidamente, soprattutto per una questione urgente o un aggiornamento operativo, WhatsApp può essere utilizzato come canale diretto, affiancando la comunicazione via email.
Avere un referente commerciale dedicato permette all'agenzia di mantenere continuità nel rapporto e di evitare di dover ripresentare ogni volta la storia e le esigenze del proprio progetto.
Un buon rapporto B2B richiede continuità nella comunicazione, non soltanto rapidità nella risposta.
La conferma dell’itinerario non rappresenta la fine del lavoro del DMC, ma l’inizio della fase operativa.
Una volta approvato il programma, il DMC passa alla conferma e alla prenotazione dei servizi. Vengono verificati e organizzati gli hotel, i trasporti, le guide, le attività, i ristoranti, le crociere e gli altri servizi previsti dall’itinerario.
Ogni fornitore deve ricevere le informazioni corrette e avere conferma delle proprie attività. Per gli hotel, ad esempio, vengono controllati il numero e la tipologia delle camere, le date di soggiorno e le eventuali richieste speciali. Per i trasporti e le guide vengono invece verificati orari, punti d’incontro e dettagli del servizio.
Il DMC coordina queste attività con i diversi fornitori e mantiene l’agenzia aggiornata quando ci sono informazioni rilevanti sullo stato dell’organizzazione.
In questo modo, l’agenzia non deve contattare e seguire singolarmente hotel, trasporti, guide, ristoranti e altri operatori in Vietnam. Può continuare a concentrarsi sul rapporto con il proprio cliente, mentre il DMC gestisce il coordinamento locale.
L’agenzia mantiene il rapporto con il proprio cliente, mentre il DMC coordina la parte locale del viaggio.
È proprio questa divisione dei ruoli a rendere la collaborazione più semplice nella gestione quotidiana e a trasformare il DMC da semplice fornitore di servizi a partner operativo locale.
Per un’agenzia italiana, guide, calendari e informazioni online sono un buon punto di partenza per conoscere il Vietnam. Quando però si deve organizzare un viaggio concreto, alcune condizioni dipendono da ciò che sta accadendo sul territorio in quel determinato periodo.
Un esempio è il Tet, il Capodanno lunare vietnamita.
Nel 2026 il Tet è iniziato il 17 febbraio. Considerando soltanto il calendario turistico, questo periodo potrebbe non sembrare particolarmente problematico. In realtà, durante il Tet le condizioni operative possono cambiare rispetto al resto dell’anno.
Alcuni ristoranti e attività possono chiudere per le festività, mentre altri servizi possono prevedere supplementi. La disponibilità delle guide può essere più limitata e hotel e altri fornitori possono applicare condizioni tariffarie o operative differenti.
Per questo, quando un viaggio coincide con il Tet, la disponibilità dei servizi deve essere verificata con maggiore attenzione prima di confermare il programma.
Il motivo è legato alla natura stessa della festività. Il Tet è il momento più importante dell’anno per molte famiglie vietnamite e anche chi lavora nel settore turistico può voler trascorrere questi giorni con i propri familiari.
Per un’agenzia che organizza il viaggio dall’estero, queste condizioni non sono sempre evidenti, soprattutto quando l’itinerario viene preparato con molti mesi di anticipo.
Conoscere una destinazione significa quindi anche sapere come cambia la sua operatività durante l’anno.
Un DMC che lavora direttamente in Vietnam può verificare con i fornitori la situazione aggiornata, segnalare in anticipo eventuali criticità e aiutare l’agenzia a scegliere la soluzione più adatta prima di confermare il viaggio.
È questa conoscenza pratica del territorio che può fare la differenza tra un itinerario semplicemente interessante sulla carta e un programma realmente organizzabile.
Una collaborazione B2B efficace dovrebbe andare oltre la semplice esecuzione delle richieste ricevute. Un buon DMC dovrebbe saper ascoltare le esigenze dell'agenzia, consigliare soluzioni appropriate e comunicare in modo trasparente durante tutto il progetto. Dovrebbe inoltre essere in grado di proporre alternative quando necessario, gestire le revisioni dell'itinerario, conoscere e selezionare i fornitori locali, mantenere l'agenzia costantemente aggiornata e coordinare l'operatività, fornendo assistenza anche durante il viaggio.
L'obiettivo non è sostituire l'agenzia nel rapporto con il cliente finale. Al contrario, i ruoli dovrebbero completarsi: l'agenzia conosce il proprio mercato e i propri clienti, mentre il DMC porta la propria conoscenza della destinazione e la capacità di gestirne l'operatività.
Il DMC non sostituisce l'agenzia: ne completa le competenze sul territorio.
Una collaborazione B2B funziona meglio quando i ruoli sono chiari. L'agenzia italiana e il DMC in Vietnam non svolgono lo stesso lavoro: ognuno porta una competenza diversa, che contribuisce alla costruzione dello stesso prodotto.
| Agenzia italiana | DMC in Vietnam |
| Conosce il cliente | Conosce la destinazione |
| Gestisce la relazione commerciale | Gestisce i servizi locali |
| Vende il prodotto | Progetta e coordina il viaggio |
| Comunica le esigenze del cliente | Traduce le esigenze in servizi concreti |
| Conferma il prodotto | Gestisce prenotazioni e operatività |
| Assiste il cliente dal proprio mercato | Fornisce assistenza locale durante il viaggio |
L'agenzia rimane quindi il punto di riferimento per il proprio cliente, mentre il DMC si occupa della parte locale che richiede conoscenza diretta della destinazione e dei fornitori.
Le due parti non svolgono lo stesso lavoro: collaborano per costruire e gestire lo stesso prodotto.
Per un’agenzia straniera, organizzare autonomamente ogni servizio in una destinazione lontana significa rapportarsi con diversi fornitori, verificare le condizioni locali e seguire direttamente gli aspetti operativi del viaggio.
La collaborazione con un DMC locale permette invece di avere un interlocutore sul posto che conosce la destinazione e coordina i diversi operatori coinvolti nel programma.
Il DMC può occuparsi della progettazione dell’itinerario, della selezione e del coordinamento dei fornitori, della verifica dei servizi e dell’assistenza durante il soggiorno. Per l’agenzia significa avere un punto di riferimento locale a cui rivolgersi quando è necessario verificare una disponibilità, modificare un servizio o gestire una situazione imprevista.
Il vantaggio, quindi, non è semplicemente ridurre il lavoro dell’agenzia. È soprattutto dividere le responsabilità in modo più efficace.
L’agenzia continua a gestire il rapporto con il proprio cliente, dalla consulenza alla vendita del viaggio. Il DMC mette invece a disposizione la propria conoscenza del territorio e segue la parte operativa direttamente in Vietnam.
In questo modo, i due ruoli rimangono distinti ma complementari: l’agenzia conosce il cliente, mentre il DMC conosce la destinazione e ne gestisce l’operatività sul posto.
Può inviare una richiesta con le principali informazioni sul viaggio, confrontarsi con il referente commerciale e sviluppare insieme un itinerario e una proposta adatti ai propri clienti.
Sì. Un DMC può contribuire alla progettazione dell'itinerario, alla scelta delle destinazioni, degli hotel, delle attività, dei trasporti e delle esperienze locali.
Le esigenze possono essere riviste durante la fase di progettazione. Nel nostro caso non è previsto un numero massimo di revisioni e le modifiche al preventivo sono gratuite.
L'email viene utilizzata principalmente per richieste, preventivi, conferme e aggiornamenti. Per comunicazioni più rapide o urgenti può essere utilizzato anche WhatsApp.
Perché molti aspetti del viaggio, dalla stagionalità alla disponibilità dei fornitori e alle condizioni operative, richiedono una conoscenza aggiornata della destinazione che va oltre le informazioni turistiche generali.
Collaborare con un DMC in Vietnam significa unire la conoscenza del cliente e del mercato dell’agenzia con quella della destinazione e dell’operatività locale. Dalla progettazione dell’itinerario alla gestione dei servizi, il DMC affianca l’agenzia prima e durante il viaggio, contribuendo a trasformare una richiesta in un programma concretamente realizzabile.
Hai un’idea per un viaggio in Vietnam o vuoi sviluppare un nuovo prodotto per i tuoi clienti?
Inviaci la tua richiesta e raccontaci il tipo di esperienza che vuoi proporre. Possiamo confrontarci sull’itinerario, sui servizi e sulle esigenze del tuo mercato per sviluppare insieme una proposta concreta.
Abbiamo prenotato un viaggio organizzato in Vietnam con Viaggio in Vietnam e siamo molto soddisfatti dei servizi offerti.
Non mancheremo di consigliare la tua agenzia di viaggi alla nostra delegazione e di assumere i tuoi servizi per i nostri prossimi viaggi in Vietnam e nel Sud-est asiatico!
È un bellissimo circuito, con attività interessanti e diverse. Abbiamo scoperto diversi temi: natura, storia, cultura, cucina, benessere e diversi gruppi etnici.
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