Un'agenzia italiana che vende viaggi in Vietnam non deve necessariamente gestire direttamente decine di hotel, trasporti, guide, crociere e fornitori locali. È proprio qui che entra in gioco il ruolo di un DMC: trasformare una richiesta iniziale in un prodotto turistico concreto, coordinare i servizi nella destinazione e seguirne l'operatività fino alla conclusione del viaggio.
Il lavoro può essere riassunto in un percorso preciso:
request → progettazione → quotation → booking → operation → assistenza.
Ma dietro ogni fase ci sono decisioni che richiedono una conoscenza diretta della destinazione e dei clienti a cui il prodotto è destinato.
Nella maggior parte dei casi, il rapporto inizia in modo molto semplice: l'agenzia invia una richiesta via e-mail indicando le informazioni disponibili sul viaggio.
Ogni agenzia partner ha un referente commerciale dedicato, che prende in carico la richiesta, verifica le informazioni ricevute e contatta l'agenzia se sono necessari ulteriori dettagli.
Non sempre, infatti, la richiesta iniziale contiene già tutte le informazioni necessarie per costruire l'itinerario. Quando manca qualcosa di importante, il DMC può chiedere chiarimenti prima di procedere, evitando di preparare un programma basato su supposizioni.
Una volta compresa la richiesta, il lavoro di progettazione può iniziare immediatamente. In condizioni normali, il preventivo viene preparato nel giro di poche ore o entro il giorno successivo, a seconda della complessità del viaggio e dei servizi richiesti.
Questo permette all'agenzia di avere rapidamente una prima proposta concreta da valutare con il proprio cliente, senza dover coordinare direttamente i diversi fornitori presenti in Vietnam.
Il numero di partecipanti, la durata e il periodo del viaggio sono naturalmente informazioni fondamentali. Ma da sole non sono sufficienti per costruire un buon itinerario.
Un DMC deve cercare di capire chi sono i viaggiatori e che tipo di esperienza stanno cercando.
Una famiglia, una coppia in luna di miele, un gruppo di amici o una coppia che festeggia un anniversario possono visitare le stesse destinazioni, ma avere esigenze completamente diverse.
Per questo, durante l'analisi della richiesta, possono essere importanti aspetti come:
Il tipo di viaggiatore;
Il motivo del viaggio;
Il livello di attività fisica desiderato;
L'interesse per cultura e storia;
La ricerca di esperienze autentiche;
Il bisogno di momenti di relax;
Il livello di comfort desiderato;
Il ritmo che si vuole mantenere durante il viaggio.
Per esempio, un itinerario per una luna di miele non dovrebbe essere progettato semplicemente come una versione più costosa di un tour classico. Allo stesso modo, un viaggio culturale per una coppia e un programma per una famiglia con bambini possono richiedere ritmi, attività e strutture completamente differenti.
Il punto non è sapere soltanto dove vuole andare il cliente, ma capire perché sta viaggiando.
È questa informazione che permette al DMC di trasformare una semplice richiesta commerciale in un itinerario coerente con il cliente finale.
Una richiesta iniziale raramente contiene già la soluzione. L'agenzia può conoscere bene i propri clienti e sapere che tipo di viaggio vuole vendere, ma non è necessariamente in grado di valutare tutte le possibilità offerte dalla destinazione.
È qui che la conoscenza locale diventa fondamentale.
Il processo parte dalla request, passa attraverso l'analisi delle esigenze e il confronto con l'agenzia, per arrivare alla scelta delle destinazioni, delle attività, del ritmo di viaggio e dei servizi più adatti.
Non si tratta quindi semplicemente di aggiungere destinazioni a un programma, ma di verificare che ogni elemento sia coerente con gli altri.
Per esempio, la scelta di una destinazione può dipendere dalla stagione, dalle condizioni dei trasferimenti, dal livello di attività fisica richiesto o dal tipo di esperienza che si vuole offrire. Anche la scelta dell'hotel o di un'attività deve essere valutata all'interno dell'intero itinerario.
Il processo può essere sintetizzato così:
Request → analisi → consulenza → destinazioni → attività → ritmo → servizi → itinerario.
L'obiettivo è trasformare le informazioni fornite dall'agenzia in un prodotto che abbia senso per il cliente finale.
L'agenzia conosce il proprio cliente. Il DMC conosce la destinazione. La collaborazione unisce le due competenze.
La conferma dell'itinerario non rappresenta la fine del lavoro del DMC, ma l'inizio della fase operativa.
Dopo l'approvazione, il team locale si occupa di coordinare i diversi servizi necessari alla realizzazione del viaggio.
Vengono verificati e confermati i servizi previsti dall'itinerario, secondo disponibilità e condizioni concordate.
Il DMC procede con le prenotazioni di hotel, trasporti, guide, crociere, attività e degli altri servizi inclusi nel programma.
I diversi fornitori devono essere coordinati tra loro affinché il programma funzioni come previsto.
Un trasferimento, per esempio, deve essere compatibile con l'orario di arrivo, con il check-in in hotel e con l'attività prevista successivamente. La gestione di questi dettagli è parte dell'operatività quotidiana del DMC.
L'agenzia viene informata sullo stato delle prenotazioni e sulle eventuali variazioni che richiedono una sua decisione.
L'obiettivo è mantenere il processo trasparente senza trasferire sull'agenzia il lavoro di coordinamento dei singoli fornitori.
Prima dell'arrivo dei clienti, vengono ricontrollati i servizi e le informazioni operative necessarie affinché il programma possa essere eseguito correttamente.
L'agenzia dispone inoltre dei riferimenti necessari per comunicare con il team locale durante il viaggio, soprattutto in caso di necessità o cambiamenti.
In questo modo l'agenzia non deve inseguire separatamente hotel, autisti, guide, crociere e altri fornitori. Il DMC coordina l'operatività e coinvolge l'agenzia quando è necessaria una sua decisione.
Un errore comune è pensare che il lavoro operativo di un DMC inizi quando il cliente atterra in Vietnam.
In realtà, una parte importante del lavoro consiste proprio nel monitorare ciò che potrebbe influenzare il viaggio prima che il problema si presenti.
Immaginiamo, per esempio, un gruppo che tra alcuni giorni dovrebbe raggiungere una zona montuosa del Vietnam.
Se nei giorni precedenti si verificano piogge particolarmente intense, il team locale può monitorare la situazione, valutare le possibili conseguenze sull'itinerario e verificare in anticipo se alcune attività, strade o trasferimenti potrebbero essere interessati.
Questo non significa modificare automaticamente il programma ogni volta che cambia il meteo. Significa invece valutare il rischio e preparare una soluzione prima che diventi un problema per il cliente.
Se necessario, il DMC può quindi confrontarsi con l'agenzia e proporre un'alternativa più adatta alle condizioni del momento.
Lo stesso principio può essere applicato a ritardi, variazioni operative, indisponibilità di un servizio o altri cambiamenti che possono verificarsi durante la preparazione del viaggio.
Un buon DMC non aspetta che si verifichi un problema per intervenire: monitora il viaggio, anticipa i possibili rischi e prepara le soluzioni quando è ancora possibile scegliere.
È questa capacità di combinare conoscenza della destinazione, coordinamento e giudizio operativo che trasforma un semplice fornitore locale in un vero partner per l'agenzia.
Il lavoro del DMC non termina quando il cliente inizia il viaggio. Anche durante il soggiorno, il team locale continua a seguire l'andamento del programma e a mantenere i contatti con i fornitori coinvolti.
Quando il viaggio si svolge secondo i piani, il lavoro consiste soprattutto nel monitorare i servizi e verificare che ogni fase dell'itinerario venga realizzata correttamente.
Il team può mantenere i contatti con guide, autisti, hotel e altri fornitori, verificando eventuali variazioni e intervenendo quando necessario.
L'agenzia italiana non deve quindi occuparsi della gestione quotidiana dei singoli servizi in Vietnam: dispone di un referente locale a cui rivolgersi quando serve.
Un cambiamento non significa necessariamente che il viaggio debba essere compromesso.
Il primo passo è valutare la situazione e capire quali conseguenze può avere sull'itinerario. Successivamente il DMC può contattare i fornitori coinvolti, verificare le alternative disponibili e proporre una soluzione all'agenzia.
Quando la modifica è necessaria, l'operazione viene quindi riorganizzata cercando di ridurre al minimo l'impatto sull'esperienza del cliente.
L'obiettivo non è semplicemente reagire a un imprevisto, ma risolverlo mantenendo il viaggio il più vicino possibile al programma concordato.
Per un'agenzia italiana, lavorare con un DMC significa avere un interlocutore che conosce direttamente la destinazione e può coordinare ciò che avviene sul posto.
Invece di gestire separatamente hotel, trasporti, guide, crociere, attività e variazioni dell'itinerario, l'agenzia può contare su un referente commerciale e un team operativo locale.
Questo è particolarmente importante quando il viaggio è personalizzato o comprende numerosi servizi e destinazioni.
Il DMC raccoglie le esigenze dell'agenzia, coordina i fornitori e mantiene una visione complessiva del viaggio. Quando è necessaria una decisione da parte dell'agenzia, la comunica in modo chiaro e tempestivo.
Il risultato è un unico punto di riferimento per tutto ciò che riguarda la destinazione.
La differenza puo sembrare sottile, ma nel lavoro quotidiano e significativa.
Un fornitore tende a seguire un processo semplice:
riceve, esegue, consegna.
Un partner locale, invece, partecipa maggiormente alla costruzione e alla gestione del prodotto:
ascolta, consiglia, progetta, coordina, monitora, interviene.
Nel lavoro quotidiano di un DMC, questo significa non limitarsi alla prenotazione dei singoli servizi, ma seguire l'intero viaggio e mantenere una visione d'insieme dell'operativita.
Per esempio, prima della partenza il team locale puo verificare la situazione dei fornitori, le condizioni nella destinazione e gli eventuali fattori che potrebbero influenzare l'itinerario. Durante il viaggio, continua a monitorare i servizi e interviene quando si presenta una variazione o una necessita operativa.
Per un'agenzia italiana che vende viaggi in Vietnam, la differenza sta quindi nella capacita del DMC di assumersi la responsabilita operativa della destinazione, lasciando all'agenzia la relazione con il proprio cliente e le decisioni che richiedono il suo coinvolgimento.
In questo modo, il DMC non si limita a fornire singoli servizi, ma diventa un partner nella progettazione, nella gestione e nella buona riuscita del viaggio.
Un DMC riceve la richiesta dell'agenzia, analizza le esigenze del cliente, propone e sviluppa l'itinerario, coordina i fornitori, gestisce le prenotazioni e segue l'operatività durante il viaggio.
Dipende dalla complessità della richiesta e dalla disponibilità dei servizi. Per le richieste abituali, il preventivo può essere preparato nel giro di poche ore o entro il giorno successivo.
Sì. Un itinerario su misura può essere modificato in base alle esigenze del cliente, alla disponibilità dei servizi, alla stagione o ad altri fattori che possono influenzare il viaggio.
Il DMC coordina i fornitori locali coinvolti nell'itinerario, mantenendo i contatti necessari e intervenendo quando è richiesta un'azione operativa.
Il DMC valuta la situazione, verifica le alternative disponibili, coordina i fornitori coinvolti e informa l'agenzia quando è necessaria una decisione. L'obiettivo è trovare rapidamente una soluzione limitando l'impatto sul viaggio.
Collaborare con un DMC locale significa avere al proprio fianco un partner che conosce direttamente la destinazione e può trasformare le esigenze dei clienti in un itinerario concreto, curandone non solo la progettazione, ma anche la gestione operativa.
Per un'agenzia italiana, questo significa poter contare su un interlocutore locale che conosce il territorio, comprende le esigenze del mercato italiano e coordina i diversi servizi direttamente in Vietnam. Dalla prima richiesta alla conclusione del viaggio, il DMC può supportare l'agenzia nella scelta delle soluzioni più adatte, nella gestione dei fornitori e nelle eventuali modifiche che possono rendersi necessarie.
Hai già un'idea, anche ancora generale, per un viaggio in Vietnam? Inviaci la tua richiesta: il nostro team può aiutarti a trasformarla in un itinerario concreto, pensato per i tuoi clienti e gestito direttamente in Vietnam.
Dal 2004, lavoriamo con partner internazionali per progettare e gestire viaggi su misura in Vietnam e Indocina!
Abbiamo prenotato un viaggio organizzato in Vietnam con Viaggio in Vietnam e siamo molto soddisfatti dei servizi offerti.
Non mancheremo di consigliare la tua agenzia di viaggi alla nostra delegazione e di assumere i tuoi servizi per i nostri prossimi viaggi in Vietnam e nel Sud-est asiatico!
È un bellissimo circuito, con attività interessanti e diverse. Abbiamo scoperto diversi temi: natura, storia, cultura, cucina, benessere e diversi gruppi etnici.
Michelin
Lonely Planet
